Apollo
ApolloApolloSales Intelligence + Outreach
TOOL-REVIEW · APOLLO

Apollo: der Generalist
für Mid-Market.

Single-Source Sales-Intelligence mit ~275 Mio Profilen, eingebauten Sequenzen und Chrome-Extension. Reicht für 1-Person-Sales-Teams, zweite Quelle in jedem Waterfall-Stack.

Apollo testen (Free) Clay-Vergleich lesen

Enthält Affiliate-Link. Empfehlung basiert auf Eigennutzung im Tagesgeschäft.

ÜBERBLICK

Was ist Apollo?

Apollo ist eine Single-Source Sales-Intelligence-Plattform: Kontaktdatenbank mit ~275 Mio. Profilen, integrierte Cold-Email-Sequenzen, Chrome-Extension für LinkedIn-Lookups und ein integrierter Dialer für Cold-Calls. Anders als Clay (Waterfall-Multi-Source) liefert Apollo alles aus einer einzigen Plattform.

Für DACH hat Apollo solide Coverage bei Mid-Market-Companies (50-1.000 MA), wird aber bei sehr kleinen Firmen (<20 MA) und sehr alten/lokalen Firmen ungenau. Match-Rate auf Email-Adressen liegt bei realistischen 55-65% in DACH (vs 90%+ in US).

FEATURES

Wofür Apollo wirklich gut ist

Stärken im Tagesgeschäft: Schnelle Single-Source-Recherche ohne Waterfall-Setup, eingebaute Sequenzen die OK funktionieren (nicht best-in-class wie Smartlead, aber reicht für SDRs ohne Tool-Stack-Ambitionen), Chrome-Extension auf LinkedIn ist praktisch für ad-hoc-Lookups.

Wofür wir Apollo NICHT empfehlen: hochskaliertes Cold-Email (Smartlead/Instantly besser), Multichannel mit LinkedIn (HeyReach besser), DACH-Premium-Recherche unter 20-MA-Firmen (Clay-Waterfall mit Findymail+Prospeo besser). Apollo ist Generalist - gut, nicht herausragend.

PRAXIS

Wie wir Apollo bei Grundwerk einsetzen

Apollo ist bei uns zweite Quelle in jedem Waterfall-Stack. Erste Quelle ist meist Clay-Native-Lookup oder Findymail (bessere DACH-Coverage). Wenn die nichts liefern, fällt Apollo ein. Spart Credits in den teureren Waterfall-Layern.

Für Kunden ohne Clay-Setup ist Apollo Single-Source-Default - solide für Mid-Market-Outbound, ohne dass der Kunde 5 Tools verwalten muss. Pricing-Basic-Plan reicht für die meisten 1-Person-Sales-Teams. Apollo-Sequenzen nutzen wir nur wenn Smartlead/Instantly nicht aufgesetzt werden können.

VS WATERFALL

Apollo vs Clay-Waterfall

Apollo wenn: du ein Tool willst, kein Stack. Single-Source, weniger Credits-Management, schnelles Setup. Match-Rate 55-65% reicht dir.

Clay-Waterfall wenn: du Match-Rate >90% brauchst (z.B. Cold-Email gegen Sender-Reputation), DACH-Coverage über alle Firmengrößen, Custom-Logic in der Pipeline (z.B. Tech-Stack-Filter). Mehr Setup, mehr Tool-Kosten, höhere Daten-Qualität.

Hybrid (was wir meistens empfehlen): Clay als Master-Pipeline + Apollo als zweite Datenquelle. Spart Premium-Credits, hält Coverage hoch.

SETUP

Apollo in 30 Minuten produktiv

Schritt 1 (5 Min): Free-Account anlegen, Email verifizieren, Chrome-Extension installieren. Apollo synct LinkedIn-Profile direkt aus dem Browser.

Schritt 2 (10 Min): ICP-Filter im Apollo-Search bauen - Industry, Company-Size, Headcount-Wachstum, Tech-Stack. Saved-Search anlegen für wiederholten Zugriff.

Schritt 3 (10 Min): Erste 50 Kontakte als CSV exportieren ODER direkt in Sequence pushen (5-Step-Sequence-Template empfohlen, Day 1 / Day 3 / Day 7 / Day 12 / Day 18).

Schritt 4 (5 Min): CRM-Sync aktivieren (HubSpot/Salesforce/Pipedrive). Reply-Tracking + Bounce-Tracking sollte sofort laufen. Erstes Sequencing-Dashboard nach 24-48h aussagekräftig.

DSGVO + DACH

Apollo DSGVO-konform für DACH-Outbound

Apollo ist kein DSGVO-Showstopper, aber braucht Setup-Disziplin. Drei Pflicht-Schritte:

1. AVV anfordern: Apollo-Support kontaktieren, Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) anfragen. Dauert 1-3 Werktage. Im Apollo-Dashboard unter Settings → Compliance.

2. EU-Datenfluss minimieren: Apollo speichert Daten auf US-Servern. Workaround: nicht alle DACH-Kontakte in Apollo importieren, nur Lookups durchführen und Ergebnisse in deinem EU-CRM speichern. Apollo wird so zur reinen Datenquelle, nicht zur Speicher-Plattform.

3. Cold-Email-DSGVO: Bei B2B-Outreach an Geschäftskontakte ist berechtigtes Interesse meist gegeben. Pflicht-Elements jeder Mail: Absender mit vollem Impressum, klare Opt-out-Option, kein Bulk-Versand >100/Stunde von einer Domain.

ANTI-PATTERNS

Fünf Fehler die wir bei Apollo-Onboardings sehen

Fehler 1: Apollo allein für Cold-Email mit >2.000/Monat. Match-Rate 55-65% bedeutet 35-45% Bounce-Risk ohne Validierung. Lösung: BetterContact oder Million-Verifier zwischen Apollo und Smartlead schalten.

Fehler 2: Apollo-Sequenzen statt Smartlead. Apollo-Sequencing ist OK für 1-Person-Teams, aber Inbox-Placement schlechter als Smartlead/Instantly. Bei >500 Mails/Monat zur dedizierten Sequence-Plattform wechseln.

Fehler 3: Keine Saved-Searches. SDRs bauen jeden Tag denselben Filter neu. Saved-Searches sparen 30 Min/Tag pro SDR. Kostenlos im Basic-Plan.

Fehler 4: Credit-Verschwendung durch unfocused Lookups. Bulk-Exports ohne ICP-Filter killen den Monthly-Credit-Pool in 3 Tagen. Lösung: erst ICP-Filter scharfstellen, dann lookup.

Fehler 5: Kein CRM-Sync. Daten in Apollo bleiben tot, wenn sie nicht ins CRM fließen. Bidirektionaler HubSpot/Salesforce/Pipedrive-Sync ist im Basic-Plan ($59) inkludiert - sofort aktivieren.

Verdict

Verdict aus 18 Monaten Production

Apollo ist kein Best-in-Class in irgendeiner Disziplin, aber solide in mehreren. Wer ein einziges Tool sucht statt einen 5-Tool-Stack zu verwalten, kommt mit Apollo überraschend weit. Für skalierte Cold-Email-Setups mit >2.000 Mails/Monat: zweite Quelle dazu nehmen, sonst kostet Single-Source dich Sender-Reputation.

Pros
  • ✓Single-Source ohne Waterfall-Setup-Komplexität
  • ✓Eingebaute Sequenzen + Chrome-Extension = schneller Start
  • ✓Free-Plan mit 60 Credits/Monat zum Testen
  • ✓Solide DACH-Mid-Market-Coverage (50-1.000 MA)
  • ✓Faires Pricing für 1-Person-Sales-Teams ($59/Monat)
Cons
  • ✕DACH-Match-Rate nur 55-65% (vs Waterfall 90%+)
  • ✕US-Server, DSGVO-Erklärungsnot bei Audit
  • ✕Sequenzen schwächer als Smartlead/Instantly
  • ✕Schwach bei <20 MA und alten/lokalen DACH-Firmen
  • ✕Credit-System wird teuer ab >5.000 Lookups/Monat
Use-Cases

Vier Use-Cases die wir am häufigsten sehen

Wann Apollo das richtige Tool ist und wann nicht.

Single-Tool-Setup für 1-Person-Sales-Teams

Founder oder Solo-Sales nutzen Apollo als einziges Outbound-Tool: Kontaktrecherche, Sequenzen, Tracking. Pricing 59-99 EUR/Monat, kein Multi-Tool-Stack.

Zweite Datenquelle im Waterfall

In Clay-Pipelines kommt Apollo als Fallback-Layer 2 oder 3 (nach Findymail oder Prospeo). Spart Credits in teureren Quellen, hält Match-Rate hoch.

Chrome-Extension für ad-hoc-LinkedIn-Lookups

SDRs öffnen LinkedIn-Profil → Apollo-Extension → Email + Phone in 2 Klicks. Schnelle Recherche zwischen den Workflows.

Mid-Market-Account-Mapping

Apollo-Filter für DACH-Mid-Market (50-500 MA, Tech-Stack, Funding-Stage). Output direkt in CSV oder via Native-Sync zu HubSpot/Salesforce.

Pricing

Pricing 2026

Apollo-Plans, sortiert nach Preis. Free zum Testen empfohlen, Basic für 1-Person-Teams reicht.

Free
Free
  • Feature 1
Free testen
Basic
59€/ Monat
  • Feature 1
Plan wählen
Empfohlen
Professional
99€/ Monat
  • Feature 1
Plan wählen
Organization
149€/ Monat (Min 3 Seats)
  • Feature 1
Plan wählen
FAQ

Häufig gestellte Fragen

Was Kunden vor dem Apollo-Setup wissen wollen.

Match-Rate auf Email-Adressen ~55-65% bei DACH-Mid-Market. Heißt: bei 1.000 Lookups bekommst du ~600 valide Emails. Für Cold-Email-Volumen <2.000/Monat reicht das. Bei höherem Volumen oder Sender-Reputation-Sensitivität: Clay-Waterfall mit BetterContact-Validierung dazu nehmen.

Apollo gewinnt klar: ZoomInfo ist US-Big-Enterprise-stark, in DACH lückenhaft und 4-8× teurer (ab $15k/Jahr Min-Contract). Apollo deckt DACH-Mid-Market besser ab und kostet $59-149/Monat ohne Min-Contract.

Wenn du Match-Rate >90% willst: ja. Apollo allein liefert 55-65% - gut für *low-volume Outbound*. Für skaliertes Cold-Email (>2.000 Mails/Monat) brauchst du Waterfall-Validation. Clay als Orchestration-Layer + Apollo + 2-3 weitere Quellen = sicherer Setup.

Apollo bietet AVV auf Anfrage. Daten werden auf US-Servern verarbeitet - bei strengen DSGVO-Audits Erklärungsnot. Workaround: Apollo-Lookups in n8n auf eigenen EU-Server pumpen, dort verarbeiten, Apollo nur als Datenquelle nutzen.

Ja, absolut. 60 Email-Credits/Monat reichen für 60 Test-Lookups. Du siehst direkt: a) wie gut Apollo deine Ziel-Branche kennt, b) ob die UI für deinen SDR-Workflow passt, c) wie die Sequencing-Logik funktioniert.

Fazit

Apollo ist kein Best-in-Class in irgendeiner Disziplin, aber solide in mehreren. Wer ein einziges Tool sucht statt einen 5-Tool-Stack zu verwalten, kommt mit Apollo überraschend weit. Für skalierte Cold-Email-Setups mit >2.000 Mails/Monat: zweite Quelle dazu nehmen, sonst kostet Single-Source dich Sender-Reputation. Free-Plan reicht zum Test. Basic für 1-Person-Sales-Teams, Professional ab 2-3 Reps.

Kundenstimmen

Was unsere Kunden sagen

20-30 Termine pro Monat. Echte Pipelines, echte Stimmen.

  • 20Opportunities in 13 Tagen

    "Das Team von Grundwerk Digital hat das komplette Onboarding innerhalb von 5 Tagen abgeschlossen. Nach 13 Tagen hatten wir bereits 20 neue Opportunities in unserer Pipeline."

    Lasse Petry
    Lasse Petry
    Co-Founder, Peer Studios
  • 240kARR closed in 74 Tagen

    "28 Termine, davon mehr als 240k Dealsize closed, in nur 74 Tagen. Das Team von Grundwerk lebt AI und pusht unsere Sales-Prozesse mit minimalem internem Aufwand."

    Tim Kuesters
    Tim Kuesters
    Geschäftsführer, Birdsview
  • 172Leads in 3 Monaten

    "Mit Grundwerk konnten wir 172 Leads in 3 Monaten generieren und davon 14 Aufträge bzw. Neukunden gewinnen."

    Stephan Meinecke
    Stephan Meinecke
    Geschäftsführer, greenlovers
  • 2,7xROI in 3 Monaten

    "Mit Grundwerk Digital konnten wir innerhalb von 3 Monaten den ersten Abschluss mit einem ROI von 2,7 für uns gewinnen."

    Philipp Köhnlein
    Philipp Köhnlein
    Geschäftsführer, cervis
  • 20Opportunities in 13 Tagen

    "Das Team von Grundwerk Digital hat das komplette Onboarding innerhalb von 5 Tagen abgeschlossen. Nach 13 Tagen hatten wir bereits 20 neue Opportunities in unserer Pipeline."

    Lasse Petry
    Lasse Petry
    Co-Founder, Peer Studios
  • 240kARR closed in 74 Tagen

    "28 Termine, davon mehr als 240k Dealsize closed, in nur 74 Tagen. Das Team von Grundwerk lebt AI und pusht unsere Sales-Prozesse mit minimalem internem Aufwand."

    Tim Kuesters
    Tim Kuesters
    Geschäftsführer, Birdsview
  • 172Leads in 3 Monaten

    "Mit Grundwerk konnten wir 172 Leads in 3 Monaten generieren und davon 14 Aufträge bzw. Neukunden gewinnen."

    Stephan Meinecke
    Stephan Meinecke
    Geschäftsführer, greenlovers
  • 2,7xROI in 3 Monaten

    "Mit Grundwerk Digital konnten wir innerhalb von 3 Monaten den ersten Abschluss mit einem ROI von 2,7 für uns gewinnen."

    Philipp Köhnlein
    Philipp Köhnlein
    Geschäftsführer, cervis
  • 12Events betreut

    "Mit Grundwerk Digital konnten wir neue Business Opportunities in kürzester Zeit abschließen und werden individuell und professionell betreut. 12 Events, 397 generierte Leads."

    Ingo Boldt
    Ingo Boldt
    Geschäftsführer, Smart Bridges

  • "Die Zusammenarbeit mit GWD war geprägt von viel Beratung und Unterstützung unseren Email-Outreach zu professionalisieren und zum Erfolg zu bringen."

    Nico Stöckel
    Nico Stöckel
    Our Greenery

  • "Die Beratung ist auf den Punkt, das Know-how wirklich hilfreich und immer wieder kommen Impulse, auf die wir alleine wahrscheinlich nicht gekommen wären."

    Marc Meyer
    Marc Meyer
    Geschäftsführer, echte Media

  • "Top engagiertes und professionelles Team. Grundwerk reagiert flexibel und schnell auf neue Situationen."

    Tassilo
    Tassilo
    Geschäftsführer, XDi
  • 12Events betreut

    "Mit Grundwerk Digital konnten wir neue Business Opportunities in kürzester Zeit abschließen und werden individuell und professionell betreut. 12 Events, 397 generierte Leads."

    Ingo Boldt
    Ingo Boldt
    Geschäftsführer, Smart Bridges

  • "Die Zusammenarbeit mit GWD war geprägt von viel Beratung und Unterstützung unseren Email-Outreach zu professionalisieren und zum Erfolg zu bringen."

    Nico Stöckel
    Nico Stöckel
    Our Greenery

  • "Die Beratung ist auf den Punkt, das Know-how wirklich hilfreich und immer wieder kommen Impulse, auf die wir alleine wahrscheinlich nicht gekommen wären."

    Marc Meyer
    Marc Meyer
    Geschäftsführer, echte Media

  • "Top engagiertes und professionelles Team. Grundwerk reagiert flexibel und schnell auf neue Situationen."

    Tassilo
    Tassilo
    Geschäftsführer, XDi

  • "Das Grundwerk Digital Scraping Team hat für CCV überaus akkurate Leads aus mehreren Deutschen Bundesländern gezogen."

    Michael Fischer
    Michael Fischer
    Sales Lead SME Payment Solutions, CCV

  • "Grundwerk Digital hat mit uns erfolgreiche LinkedIn und Email-Kampagnen durchgeführt und bei der Implementierung von top-aktuellen Outreach-Prozessen höchst professionell beraten."

    Alexander Kohler
    Alexander Kohler
    pplwise

  • "Wir haben wesentlich mehr Leads generiert und vor allem sind unsere Leads sehr viel hochwertiger als das die Jahre davor war."

    Andreas Glemser
    Andreas Glemser
    Geschäftsführer, COCOMIN AG

  • "Sehr gutes Konzept und ein wirklich professioneller Ansatz im Bereich Outreach und Partnerschaften."

    Jackomo Kallen
    Jackomo Kallen
    Geschäftsführer, Digital Now

  • "Das Grundwerk Digital Scraping Team hat für CCV überaus akkurate Leads aus mehreren Deutschen Bundesländern gezogen."

    Michael Fischer
    Michael Fischer
    Sales Lead SME Payment Solutions, CCV

  • "Grundwerk Digital hat mit uns erfolgreiche LinkedIn und Email-Kampagnen durchgeführt und bei der Implementierung von top-aktuellen Outreach-Prozessen höchst professionell beraten."

    Alexander Kohler
    Alexander Kohler
    pplwise

  • "Wir haben wesentlich mehr Leads generiert und vor allem sind unsere Leads sehr viel hochwertiger als das die Jahre davor war."

    Andreas Glemser
    Andreas Glemser
    Geschäftsführer, COCOMIN AG

  • "Sehr gutes Konzept und ein wirklich professioneller Ansatz im Bereich Outreach und Partnerschaften."

    Jackomo Kallen
    Jackomo Kallen
    Geschäftsführer, Digital Now
Grundwerk Digital

Bist du bereit, deine Vertriebsprozesse zu automatisieren?

In 4 Wochen vom manuellen Wahnsinn zur Automationsmaschine.

Kaltakquise aufbauen
Performance steigern
Termine buchen
Anthony Katzur
Warum Grundwerk?

Wir bauen den ganzen Outbound-Stack inhouse, mit echten KPIs aus 50+ B2B-Mandaten. Kein Sales-Bla, sondern Pipeline die liefert. Du bekommst dein erstes 1.000-Kontakt-Sample kostenlos — wenn dir der Output gefällt, reden wir über den Rest.

— Anthony Katzur, Head of Sales · Grundwerk Digital
Macht ihr aktuell schon Outreach?